مزایا و معایب گزارش مبتنی بر استثنا یا EBR چیست

زیان ها به اشکال مختلف ظاهر می شوند، اما برای همه مشاغل ثابت هستند. شرکت ها چه در داخل و چه خارجی، عمدی یا غیرعمدی، در تلاش برای کاهش ضرر هستند. گزارش‌دهی مبتنی بر استثنا ابزاری است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به سرعت منابع زیان را پیدا کرده و از بین ببرند.

پیشگیری از ضرر همراه با تاکتیک های مورد نیاز برای شناسایی ضررها در حال تکامل است. افزایش جمع‌آوری داده‌ها در دو دهه گذشته، گزارش‌های مبتنی بر استثنا را در خط مقدم این استراتژی‌های در حال تغییر قرار داده است.

اگر هنوز اصطلاح گزارش مبتنی بر استثنا (یا EBR، گزارش استثنا، در میان دیگران) را در یک جلسه پیشگیری از ضرر نشنیده اید، احتمالاً به زودی در مورد آن خواهید شنید (یا باید از فرصت استفاده کنید و خودتان آن را مطرح کنید. )

در این مقاله گزارش گیری مبتنی بر استثنا و چرایی مفید بودن آن را توضیح خواهم داد.  همچنین موارد استفاده خاصی را برای خرده فروشان و رستوران ها ارائه خواهم کرد.

گزارشگری مبتنی بر استثنا چیست؟

گزارش مبتنی بر استثنا (Exception-Based Reporting یا EBR) دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد. شما جریانی از داده ها را می گیرید و سپس همه مواردی را که با الگو مطابقت ندارند گزارش می دهید. روشی برای تحلیل داده‌ها است که انحرافات بین عملکرد واقعی و نتایج مورد انتظار را شناسایی می‌کند .گزارش مبتنی بر استثنا (Exception-Based Reporting – EBR) رویکردی در گزارش‌دهی است که در آن تنها مواردی که از استانداردها، معیارها یا آستانه‌های تعیین‌شده منحرف می‌شوند، گزارش می‌شوند. به جای نمایش تمام داده‌ها، EBR روی استثناها یا موارد غیرعادی تمرکز می‌کند که نیاز به توجه فوری دارند. این نوع گزارش‌دهی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات یا ناهنجاری‌ها را به سرعت شناسایی کرده و منابع را به سمت رفع این موارد هدایت کنند.

البته، حجم داده های ثبت شده توسط یک کسب و کار مدرن، انجام این کار را با دست غیرممکن می کند. به همین دلیل است که ابزارهایی برای گزارش گیری مبتنی بر استثنا وجود دارد.

مفهوم اصلی گزارشگری مبتنی بر استثنا

• مقایسه داده‌ها: EBR جریان ورودی اطلاعات را از یک سیستم با مجموعه‌ای از داده‌های از پیش تعیین‌شده مقایسه می‌کند.
• شناسایی انحرافات: سپس مواردی را که از هنجار تعریف‌شده یا استثنائات قاعده منحرف می‌شوند، مشخص می‌کند.
• تمرکز بر موارد مهم: این روش به شما امکان می‌دهد تا به جای بررسی تمام داده‌ها، تنها بر مواردی که از الگوهای معمول خارج می‌شوند، تمرکز کنید

چرا به گزارش مبتنی بر استثنا (EBR) نیاز دارید؟

1. افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان
   • در سیستم‌های سنتی گزارش‌دهی، حجم بالایی از اطلاعات عادی و بدون اهمیت ممکن است وقت زیادی از مدیران و تصمیم‌گیران بگیرد. EBR با تمرکز روی موارد غیرعادی، زمان صرف‌شده برای بررسی گزارش‌ها را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
2. تمرکز بر حل مشکلات و مدیریت بحران‌ها
   • یکی از اصلی‌ترین مزایای EBR این است که تنها مواردی را نشان می‌دهد که نیاز به توجه فوری دارند، مثل ناهنجاری‌ها در عملکرد، تخطی از بودجه، یا نقص‌های فرایندی. این امر به مدیران امکان می‌دهد سریع‌تر به مشکلات واکنش نشان دهند و منابع را به طور کارآمدتر تخصیص دهند.
3. کاهش احتمال اشتباهات انسانی
   • با استفاده از سیستم‌های خودکار برای شناسایی انحرافات و گزارش استثناها، احتمال نادیده‌گیری مشکلات یا اشتباهات انسانی در فرآیندهای دستی کاهش می‌یابد.
4. بهبود تصمیم‌گیری
   • با ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع، EBR می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک کند. EBR به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات مبتنی بر داده‌های مربوط و غیرعادی بگیرند. با تمرکز بر استثناها و انحراف‌ها، امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر به وجود می‌آید و فرصت‌های بهبود شناسایی می‌شوند.
5. پیشگیری از مشکلات قبل از تبدیل به بحران
   • شناسایی انحرافات در مراحل اولیه می‌تواند به پیشگیری از بحران‌های بزرگ‌تر کمک کند. EBR به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به صورت پیش‌دستانه مشکلات را شناسایی و اقدامات اصلاحی را قبل از اینکه تبدیل به بحران شوند، اعمال کنند.
6. ساده‌سازی فرایندهای کنترل و نظارت
   • شناسایی زودهنگام مشکلات می‌تواند به کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی کمک کند.EBR فرایندهای نظارت و کنترل را ساده‌تر می‌کند. به جای بررسی کامل تمام عملکردها، تمرکز بر موارد استثنایی، کنترل‌ها را هدفمند و کارآمدتر می‌سازد.

کاربردهای گزارش مبتنی بر استثنا 

• مالی: شناسایی انحرافات در فروش، هزینه‌ها، سود و سایر شاخص‌های مالی.
• عملیات: تشخیص مشکلات در زنجیره تأمین، تولید، و سایر فرآیندهای عملیاتی.
• منابع انسانی: شناسایی ناهنجاری‌ها در حضور و غیاب کارکنان، عملکرد کارکنان و سایر مسائل مربوط به منابع انسانی.
• امنیت: تشخیص فعالیت‌های مشکوک و تهدیدات امنیتی.

ویژگی‌های کلیدی EBR

1. تمرکز بر موارد غیرعادی: تنها داده‌ها یا نتایجی که با استانداردهای تعیین‌شده مغایرت دارند، گزارش می‌شوند.
2. شناسایی خودکار: EBR اغلب با کمک سیستم‌های خودکار و فناوری‌های پیشرفته مانند نرم‌افزارهای تحلیل داده صورت می‌گیرد که به صورت بلادرنگ انحراف‌ها را شناسایی و گزارش می‌کنند.
3. کاهش حجم اطلاعات: به جای دریافت حجم زیادی از داده‌های عادی و تکراری، مدیران تنها مواردی را دریافت می‌کنند که نیاز به بررسی و اقدام دارند

مثال‌هایی از استفاده‌های EBR

یک شرکت تولیدی می‌تواند از EBR برای شناسایی انحرافات در میزان تولید، کیفیت محصولات و هزینه‌های تولید استفاده کند. این گزارش می‌تواند به شرکت کمک کند تا مشکلات را به سرعت شناسایی و رفع کند، و در نتیجه، بهره‌وری و سود خود را افزایش دهد.

• مدیریت مالی: EBR می‌تواند زمانی که هزینه‌ها از بودجه تعیین‌شده تجاوز می‌کنند یا وقتی درآمدها پایین‌تر از حد انتظار هستند، هشدار دهد.
• مدیریت زنجیره تأمین: اگر در زمان‌بندی تحویل کالاها یا موجودی انبار انحرافی ایجاد شود، EBR به سرعت آن را گزارش می‌کند.
• عملیات تولیدی: در صنایع تولیدی، هرگونه ناهنجاری در کیفیت محصولات یا تأخیر در تولید می‌تواند از طریق EBR شناسایی و گزارش شود.

معایب گزارش مبتنی بر استثنا (EBR)

  چند مورد از معایب گزارش مبتنی بر استثنا  :

1. عدم درک صحیح روندها: EBR ممکن است در تشخیص روندهای واقعی مشکل داشته باشد. این به این دلیل است که EBR معمولاً فقط به مقایسه اعداد مجاور توجه می‌کند و ممکن است تغییرات تدریجی یا روندهای طولانی مدت را از دست بدهد.

2. تمرکز بیش از حد بر انحرافات: EBR ممکن است به طور بیش از حد بر انحرافات از هنجارها تمرکز کند و ممکن است روندهای مثبت یا منفی را نادیده بگیرد.

3. عدم در نظر گرفتن عوامل خارجی: EBR ممکن است عوامل خارجی را که می‌توانند بر عملکرد تأثیر بگذارند، نادیده بگیرد. برای مثال، تغییرات فصلی یا رویدادهای غیرمنتظره ممکن است بر عملکرد تأثیر بگذارند، اما EBR ممکن است این عوامل را در نظر نگیرد.

4. عدم درک معنای واقعی اعداد: EBR ممکن است به اعداد به عنوان مقادیر مطلق نگاه کند و ممکن است معنای واقعی آنها را در نظر نگیرد. برای مثال، کاهش 10% در یک KPI ممکن است برای یک شرکت بزرگ‌تر قابل چشم‌پوشی باشد، اما برای یک شرکت کوچک‌تر ممکن است بسیار جدی باشد.

5. محدودیت در پیش‌بینی: EBR ممکن است در پیش‌بینی مشکلات آینده محدودیت داشته باشد. این به این دلیل است که EBR فقط به داده‌های گذشته نگاه می‌کند و ممکن است نتواند روندهای آینده را پیش‌بینی کند.

در نتیجه، گزارش مبتنی بر استثنا یک ابزار قدرتمند برای تحلیل داده‌ها و بهبود عملکرد کسب‌وکار است. با استفاده از این روش، می‌توانید به سرعت مشکلات را شناسایی و رفع کنید، و در نتیجه، ریسک‌ها را کاهش داده و تصمیمات بهتری بگیرید. اما باید با احتیاط استفاده شود. برای به دست آوردن تصویر کامل، لازم است که آن را با سایر روش‌های تحلیل داده ترکیب کرد.

 امیر حسین اکبری – مشاور و تحلیل گر کسب و کار